Zásady ochrany osobních údajů ve společnosti VOLTCOM, spol. s.r.o.

I. Zpracování osobních údajů zákazníků

• Cílem zásad je přehledně a srozumitelně informovat o všech podstatných okolnostech zpracování osobních údajů našich potenciálních, stávajících či bývalých zákazníků - fyzických osob (včetně osob samostatně výdělečně činných), k níž se osobní údaje vztahují.   
• Osobním údajem jsou veškeré informace o identifikovaném nebo identifikovatelném zákazníkovi-fyzické osobě.
• Správce osobních údajů je osoba, která určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za ně. Zpracováním osobních údajů může správce zmocnit nebo pověřit zpracovatele, který plní určité úkoly spojené se zpracováním osobních údajů za správce.
• Kontaktní údaje správce: VOLTCOM, spol. s.r.o., adresa pro doručování: Praha 6, Otevřená 1092/2, PSČ 16900, e-mail:(pokud chcete vidět tento mail zapněte si prosím javascript), tel.: 267 052 568.
• Identifikační údaje správce: VOLTCOM, spol. s.r.o., sídlo: Praha 6, Otevřená 1092/2, PSČ 16900, IČ: 44794274. Hlavním předmětem podnikání společnosti je projektová činnost ve výstavbě, výstavba kabelových a telekomunikačních sítí, provádění staveb v energetice včetně jejich změn a odstraňování a montáž, oprava, údržba a revize elektrických zařízení. 
• Hlavní účel zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny a právní základ pro zpracování:
  • Základním účelem zpracování osobních údajů zákazníků je předsmluvní jednání a následné plnění uzavřené smlouvy.
  • Dále zpracováváme osobní údaje zákazníků za účelem oprávněných zájmů správce v souvislosti s výkonem našich práv jako je např. vymáhání pohledávek, přímý marketing našich produktů a služeb nebo v případech, kdy je zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti správce.
    
  • Dalším účelem může být zpracování osobních údajů na základě výslovného souhlasu zákazníka, např. v případě potenciálních zákazníků v souvislosti se zasíláním nabídek produktů a služeb naší společnosti, případně nabídek a služeb ze skupiny PRE, jejíž je naše společnost součástí. Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat.
• Osobní údaje získáváme:
  • Zejména od našich zákazníků v rámci jednání o uzavření příslušné smlouvy,
  • Od potenciálních zákazníků na základě jejich souhlasu se zasíláním nabídek a produktů naší společnosti,.
• Kategorie zpracovávaných osobních údajů a doba jejich zpracování:
  • Pro účely uzavírání a plnění smluv uzavřených se zákazníky se jedná identifikační a adresní údaje (jméno a příjmení, titul, datum narození, IČO), kontaktní údaje (tel., e-mail) a další osobní údaje týkající se plnění smlouvy. Doba, po jakou budeme osobní údaje zpracovávat, je vázána na délku trvání smluvních závazků, včetně např. délky trvání záruční doby, předmětu smlouvy a na délce trvání obecné promlčecí lhůty (zpravila 3 roky od ukončení smlouvy). Doba zpracování osobních údajů může být také dána plněním povinností správce na základě zvláštních právních předpisů podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
  • Pro účely zasílání nabídek našich produktů a služeb se jedná o identifikační a adresní údaje, kontaktní údaje (tel., e-mail).
    
  • Pro účely vymáhání pohledávek se jedná identifikační a adresní údaje, kontaktní údaje (tel., e-mail) a osobní údaje týkající se plnění smlouvy. Tyto osobní údaje budeme zpracovávat, po dobu nezbytně nutnou pro vypořádání závazků ze smluv, zpravidla cca 3 roky po ukončení smlouvy.
  • Pro účely vedení účetní a daňové evidence se jedná identifikační a adresní údaje a zúčtovací údaje. Tyto osobní údaje budeme zpracovávat po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo plnění.
• Způsob zpracování osobních údajů:
  • Osobní údaje zákazníka zpracováváme především automatizovaně v našich informačních systémech a také manuálně.
• Předávání osobních údajůosobní údaje zákazníka mohou být zpřístupněny zejména:
  • Společnostem Skupiny PRE jako správcům na základě Vašeho výslovného souhlasu.
  • Zpracovatelům na základě smlouvy o zpracování osobních údajů jako jsou např. marketingové agentury (zejména za účelem poskytování reklamních a marketingových služeb), naši dodavatelé nebo poskytovatelé služeb, inkasní společnosti za účelem vymáhání našich právních nároků, osoby, které poskytují nebo přijímají služby v souvislosti s plněním našich smluvních nebo zákonných povinností, přičemž aktuální seznam zpracovatelů osobních údajů bude poskytnut na vyžádání zákazníkem.
    
  • Jiným správcům výhradně v souvislosti s plněním našich zákonných povinností (např. orgánům státní správy).
    
  • Osobní údaje zákazníka nejsou předávány bez souhlasu zákazníka jiným správcům za účelem nabízení obchodu a služeb.
    
  • Osobní údaje zákazníka nepředáváme do třetích zemí.
• Práva zákazníka ve vztahu k ochraně osobních údajů
  • právo na přístup k osobním údajům: máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde Vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů; můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány; máte také právo vyžádat si kopii svých osobních údajů, které o Vás zpracováváme;
  • právo na opravu osobních údajů: pokud se domníváte, že osobní údaje, které o vás vedeme, jsou nepřesné či neúplné, na Vaši žádost provedeme jejich aktualizaci či doplnění́;
  • právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů: pokud k němu dochází na základě našeho oprávněného zájmu; v tomto případě Vaše osobní údaje již nadále nebudeme zpracovávat, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom ve zpracování pokračovali; námitku můžete podat rovněž proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu nebo proti profilování Vašich osobních údajů, pokud se týká tohoto přímého marketingu; v těchto případech Vaše osobní údaje již nadále nebudeme pro tyto účely zpracovávat;
  • právo na omezení zpracování osobních údajů, pokud:
    • zpracování Vašich osobních údajů je podle Vás nepřesné, nebo dokonce protiprávní, ale nechcete provést výmaz takových osobních údajů;
    • některé Vámi vybrané osobní údaje by ve Vašem zájmu měly být zpracovávány i poté, co nejsou potřebné k účelu, pro který byly poskytnuty, a to v souvislosti s určením, výkonem nebo obhajobou Vašich práv;
    • jste vznesl námitku proti zpracování, přičemž naní zřejmé, zda náš oprávněný zájem převažuje nad Vašimi oprávněnými zájmy.
  • právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů: který jste nám dobrovolně poskytl, a to kdykoli, jakýmkoli z dále uvedených kontaktních kanálů; odvolání souhlasu je možné pouze do budoucna, zpracování Vašich osobních údajů po dobu platnosti souhlasu je zákonné;
    
  • právo na přenositelnost osobních údajů: v případě automatizovaného zpracování osobních údajů, které je založeno na uzavřené smlouvě nebo souhlasu, který jste nám udělil, máte právo na tzv. přenositelnost těchto údajů, které vám budou poskytnuty způsobem a v konkrétní podobě, na které se dohodneme; půjde však o běžně používaný, strukturovaný a strojově čitelný formát, který Vám umožní předat tyto údaje jinému správci; je-li to technicky proveditelné, můžete rovněž žádat, abychom Vaše osobní údaje v těchto případech předali rovněž přímo jinému správci;
  • uplatnění práv zákazníka: Žádosti zákazníků týkající zpracování osobních údajů vyřizujeme bez zbytečného odkladu ve lhůtě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Lhůta se však v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí může prodloužit o další dva měsíce. Pro uplatnění svých práv nás prosím neváhejte kontaktovat skrze kontaktní údaje uvedené v tomto dokumentu. Pokud nás kontaktujete, nezapomeňte se prosím dostatečným způsobem identifikovat, což je nezbytné pro ochranu vašich osobních údajů, kdy nemůžeme riskovat jejich zpřístupnění neoprávněné osobě. Pokud Vás naše reakce neuspokojí, máte samozřejmě právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je pro tyto účely Úřad pro ochranu osobních údajů.
    
  • právo na výmaz osobních údajů neboli právo být zapomenut, toto právo můžete uplatnit v těchto případech:
    • odvolal jste souhlas se zpracováním osobních a neexistuje žádný další právní titul pro zpracování;
    • Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
    • vznesete námitku proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro další zpracování;
    • Vaše osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené zvláštním právním předpisem nebo právem Evropské unie; Vaše osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti (podrobnosti a výjimky k výkonu tohoto práva stanovuje GDPR);
    • Vaše osobní údaje byly zpracovány protiprávně.

II.  Zpracování osobních údajů kontaktních osob obchodního partnera

• Účelem těchto zásad je stanovit pravidla a podmínky, za nichž společnost VOLTCOM, spol. s.r.o., zpracovává osobní údaje kontaktních osob obchodního partnera, tedy členů statutárních orgánů, zaměstnanců a dalších zástupců obchodního partnera (dále jen „subjekty údajů“) a informovat subjekty údajů o tomto zpracování. Pokud je obchodní partner sám subjektem údajů, vztahují se na zpracování jeho osobních údajů stejná ustanovení.
• Obchodním partnerem se rozumí především objednatelé, dodavatelé či poskytovatelé služeb, se kterými společnost jedná o uzavření smlouvy nebo je s nimi ve smluvním vztahu.
• V souladu s právními předpisy o ochraně osobních údajů zpracovává společnost osobní údaje, které tvoří:
  • informace o úkonech subjektů údajů v rámci plnění smlouvy;
  • informace o zprávách zasílaných subjekty údajů;
  • identifikační, adresní a kontaktní údaje uvedené při uzavírání nebo plnění smlouvy;
  • záznamy o vzájemné komunikaci mezi subjekty údajů a společností;
• Osobní údaje subjektů údajů jsou společností zpracovávány za následujícími účely:
  • uzavření a plnění smlouvy s obchodním partnerem, (právní důvod spočívající v plnění smlouvy, jejíž stranou je obchodní partner a subjekt údajů je tímto obchodním partnerem, zaměstnancem nebo kontaktní osobou obchodního partnera);
  • evidence subjektů, adres a kontaktů a vedení zákaznických účtů obchodního partnera (právní důvod spočívající v plnění smlouvy, jejíž stranou je obchodní partner);
  • oslovení v rámci přímého marketingu nových a stávajících obchodních partnerů (právní důvod spočívající v oprávněném zájmu společnosti);
  • ochrana majetku a právních nároků společnosti (právní důvod spočívající v oprávněném zájmu společnosti)
• Osobní údaje subjektů údajů jsou zpracovávány po dobu danou zvláštním právním předpisem, a pokud takového předpisu není, pak po dobu trvání smlouvy s obchodním partnerem a dále do doby uplynutí promlčecí doby práv vzniklých z případného porušení smlouvy či protiprávního jednání obchodního partnera nebo subjektů údajů.
• Práva subjektu údajů:
  • požadovat přístup k jeho osobním údajům;
  • požadovat opravu, doplnění či výmaz osobních údajů;
  • požadovat omezení zpracování osobních údajů;
  • požadovat vysvětlení zpracování osobních údajů;
  • vznést námitku proti zpracování osobních údajů;
  • využít práva na přenositelnost osobních údajů;
  • využít práva podat stížnost proti zpracování osobních údajů k Úřadu pro ochranu osobních údajů;
  • využít další práva uvedená v právních předpisech o ochraně osobních údajů;
• Osobní údaje subjektů údajů mohou být předány jiným správcům výhradně v souvislosti s plněním zákonných povinností společnosti a v těchto případech jsou příjemci především orgány veřejné správy.